Onderdeel van het Huishoudelijk Reglement (artikel 13, vastgesteld in oktober 2024)
Doel van het reglement
Dit reglement beschrijft de procedure voor het indienen en behandelen van klachten binnen Badminton Club Selecta. Het regelt ook de mogelijkheid tot bemiddeling bij geschillen.
1. Indienen van een klacht
a. Klachten kunnen schriftelijk worden ingediend bij het bestuur via:
b. De klacht moet duidelijk omschreven zijn en relevante informatie bevatten, zoals:
- datum of periode waarop de klacht betrekking heeft
- namen of functies van betrokkenen
Het bestuur bevestigt binnen zeven dagen de ontvangst van de klacht en geeft aan wat de vervolgstappen zijn en binnen welke termijn een reactie wordt verwacht.
2. Onderzoek en behandeling
Het bestuur:
- verzamelt informatie over de klacht
- hoort waar nodig de betrokken partijen
- kan een onafhankelijke commissie instellen om het onderzoek te ondersteunen
Binnen 30 dagen wordt een besluit genomen. Als deze termijn niet haalbaar blijkt, wordt dit vóór afloop van de 30 dagen gecommuniceerd aan alle betrokkenen, met toelichting van de reden en een nieuwe termijn.
3. Bemiddeling
- Bemiddeling kan worden voorgesteld door de klager, de beklaagde of het bestuur.
- De bemiddeling is informeel en wordt geleid door een neutrale bemiddelaar, aangesteld door het bestuur en geaccepteerd door beide partijen.
- De inhoud en uitkomst van de bemiddeling zijn vertrouwelijk.
- Bij een geslaagde bemiddeling wordt een schriftelijke overeenkomst opgesteld.
- Lukt bemiddeling niet, dan wordt de formele klachtprocedure vervolgd.
4. Beslissing
Het bestuur neemt een gemotiveerd besluit en deelt dit schriftelijk mee aan de betrokken partijen.
Bij een gegronde klacht kunnen passende maatregelen worden getroffen. Indien een partij zich niet kan vinden in het besluit, kan deze in beroep gaan bij:
- een onafhankelijke commissie
- of de algemene ledenvergadering
5. Vertrouwelijkheid
Alle betrokkenen zijn verplicht tot geheimhouding over de inhoud van de klacht en de behandeling daarvan.
6. Onvoorziene gevallen
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist het bestuur.