Huishoudelijk Reglement BC Selecta

Versie 4.1, 14-10-2024

BC Selecta is opgericht in september 1964 en is als enige badmintonvereniging in Dordrecht aangesloten bij de Nederlandse Badminton Bond, die nu te boek staat als Badminton Nederland. Uitgangspunt van onze vereniging is dat iedereen, ongeacht het niveau, moet kunnen badmintonnen en indien gewenst training krijgen, met uitzondering van de dinsdagochtendledengroep. Dit Huishoudelijk Reglement is opgesteld om een praktische invulling te geven aan de statuten, die zijn ondertekend op 9 december 2022. Als in dit Huishoudelijk Reglement wordt gesproken over ‘schriftelijk’, wordt e-mail ook als een schriftelijke vorm van communicatie beschouwd.

Artikel 1: Het bestuur

Vorming van het bestuur:

Het bestuur wordt gekozen door de leden van de vereniging.
De voorzitter moet door de Algemene Ledenvergadering (ALV) in functie gekozen worden. De overige functies zijn vrij in te delen door de gekozen bestuursleden.
Alle zittende bestuursleden moeten als zodanig ingeschreven staan bij de Kamer van Koophandel.

Taken van bestuursleden:

Voorzitter: plant en leidt vergaderingen en vertegenwoordigt de vereniging. Bij afwezigheid overdraagbaar.
Penningmeester: doet betalingen, int contributie, voert administratie en roept kascontrolecommissie bijeen. Bij afwezigheid overdraagbaar.
Secretaris: voert ledenadministratie, beheert correspondentie, archiveert en notuleert. Bij afwezigheid overdraagbaar.

Toegang tot banktegoeden: Naast de penningmeester heeft één ander bestuurslid toegang tot de banktegoeden. Beide worden geregistreerd bij de KvK en in functie gekozen door de ALV.

Overige taken: Worden evenredig verdeeld, waaronder jeugd en competitie.

Bevoegdheden bestuur:

Beleidsrichtlijnen vaststellen
Vereffenen bij ontbinding (art. 25 statuten)
Schenkingen/subsidies < €2000 accepteren; > €2000 met ALV-goedkeuring
Legaten/erfstellingen alleen na ALV-goedkeuring
Benoemen vertrouwenspersoon (zie art. 12)

Artikel 2: De leden, het lidmaatschap en de financiële verplichtingen

Lidmaatschap start na ontvangst volledig ingevuld en ondertekend inschrijfformulier.
Leden machtigen de vereniging voor aanmelding bij Badminton Nederland.
Deelname aan activiteiten is op eigen risico. Uitsluiting van aansprakelijkheid tenzij bij ernstig verwijtbaar gedrag.
Lidmaatschap is voor onbepaalde tijd. Beëindiging alleen per verenigingsjaar met 4 weken opzegtermijn.
Schriftelijke opzegging bij secretariaat.
Jaarlijkse contributieplicht. Betaling in één keer, tenzij anders overeengekomen met penningmeester.

Lidmaatschapsvormen:

Jeugdleden (8–18 jaar, peildatum 1 juli voorafgaand aan verenigingsjaar)
Seniorleden (vanaf 18 jaar, met trainingsrecht)
Dinsdagochtendleden (recreatief, geen training of competitie)
Ereleden (geen contributieplicht)

Contributieprocedure:

Augustus: betaalverzoek
Voor 1 oktober: betaling
1 oktober: schriftelijke herinnering
1 november: telefonische herinnering + wettelijke rente
1 december: toegang ontzegd
1 januari: royement

Vrijstelling bij langdurige afwezigheid mogelijk op schriftelijk verzoek. Bestuur beslist over hoogte korting.

Instroom na start verenigingsjaar: evenredige contributie, met minimum van 25% jaarbedrag exclusief inschrijfgeld.

Artikel 3: Royering

Gedragschendingen kunnen leiden tot royement.
Tijdelijke schorsing mogelijk door twee bestuursleden ter plaatse.
Verdere procedure conform statuten.

Artikel 4: De vrijwilligers

Vrijwilligers vereisen bestuursgoedkeuring.
Instructie en verzekering via bestuur geregeld.

Artikel 5: De Algemene Ledenvergadering (ALV)

Minimaal jaarlijks, bij voorkeur in eerste kwartaal.
Toegang voor alle leden, behalve geschorste leden.
Minimaal 14 dagen van tevoren aankondiging locatie/datum; 7 dagen van tevoren: agenda en documenten.
Extra ALV mogelijk door bestuur of op verzoek leden.
Spoedvergadering vereist goedkeuring van 50% van leden.

Stemrecht:

Alleen aanwezige leden
Machtiging toegestaan (1 volmacht per lid, schriftelijk vooraf)

Inbrengen agendapunt:

Schriftelijk, minimaal 2 weken van tevoren bij secretariaat.

Verslaglegging:

Binnen 2 maanden na vergadering verspreid door secretaris.

Artikel 6: Financiële planning en rapportages

Jaarlijkse begroting door penningmeester; voorgelegd aan bestuur en ALV.
Kascontrolecommissie controleert en adviseert over decharge.
Streefcijfer: reserve tussen 30% en 70% jaarlijkse uitgaven.
Kascommissie = 2 leden + reservelid, rouleert jaarlijks.
Contributieaanpassing max. 5%, met ALV-goedkeuring.
Begunstiging in geld, goederen of natura is mogelijk.

Artikel 7: Procedures

Correspondentie bij voorkeur per e-mail. Lid verantwoordelijk voor geldig e-mailadres.
Bestuursleden gebruiken e-mail met @bcselecta.nl.
Persoonsinformatie op website alleen met schriftelijke toestemming.
Klachtenbehandeling via klachten- en bemiddelingsreglement (art. 13).

Artikel 8: Accommodatie Nieuwe Noordpolderweg 5 in Dordrecht

Huur via stichting c.k.v. Oranje Wit. Gemeente wijst speeltijden toe. Geen garantie op vast rooster.
Stichting onderhoudt accommodatie. Leden zijn verantwoordelijk voor zorgvuldig gebruik.
BC Selecta levert shuttles voor training en competitie.
Kantinebeheer door BC Selecta tijdens speelavonden, vrijwilligers met IVA-certificaat.
Sleutelbeleid: lijst bij bestuur. Uitleen en bijmaken alleen via bestuur.
Bij beëindiging functie: sleutels direct inleveren.

Artikel 9: Training

Alle leden (behalve dinsdagochtendgroep) mogen trainen.
Minimaal één gediplomeerd trainer per seizoen wordt nagestreefd.

Artikel 10: Jeugd

Lidmaatschap vereist ouderlijke toestemming.
Verplichte deelname aan jeugdtraining en competitie.
Instroom bij seniorentraining/competitie bij gebleken capaciteit.
Trainers maken teamindeling, in overleg met competitieleiding en bestuur.
Ouders begeleiden wedstrijden en zorgen voor vervoer.
Jaarlijkse instructieavond voor ouders en jeugd.

Artikel 11: Competitie

Deelname gestimuleerd (senioren: vrijwillig; jeugd: verplicht).
Competitieleider aangesteld door bestuur.
Veren shuttles: 50% vergoeding door club, rest voor spelers.
Teamindeling op basis van inventarisatie, trainer en bestuur beslissen.
Aanvoerders verantwoordelijk voor kleding, communicatie, uitslagen.
Sancties en boetes van bond voor rekening van team (tenzij onwetendheid aantoonbaar is).

Artikel 12: Vertrouwenspersoon

Bij voorkeur lid, anders extern.
Onafhankelijk en bereikbaar via eigen e-mailadres (niet bestuur).
Taken: meldpunt voor ongewenst gedrag, vertrouwelijke behandeling, eventueel doorverwijzing naar Centrum Veilige Sport Nederland.

Artikel 13: Klachten- en bemiddelingsreglement

Indienen:

Schriftelijk bij secretariaat of voorzitter
Duidelijke omschrijving en betrokkenen

Procedure:

Bestuur bevestigt ontvangst binnen 7 dagen
Onderzoekt klacht, hoort partijen
Binnen 30 dagen besluit (of melding verlenging)

Bemiddeling:

Voorstel mogelijk vanuit partijen of bestuur
Begeleiding door neutrale bemiddelaar
Kan leiden tot bindende overeenkomst

Besluit:

Schriftelijke, gemotiveerde beslissing
Mogelijkheid tot beroep bij commissie of ALV
Geheimhoudingsplicht voor betrokkenen

Slotbepalingen

Bij tegenstrijdigheden zijn statuten leidend
In onvoorziene gevallen beslist het bestuur
Reglement geldt vanaf de dag na goedkeuring ALV
Eerdere versies vervallen

Goedkeuring Huishoudelijk Reglement tijdens ALV van 14 oktober 2024